Inzicht in processen
De basis voor procesoptimalisatie
Een organisatie bestaat uit een aaneenschakeling van processen die door de gehele organisatie lopen. In deze processen kunnen zich allerlei incidenten, problemen en issues voordoen. Anderzijds kan de juiste afstemming van processen ervoor zorgen dat de klant optimaal bediend wordt. Veel organisaties hebben weinig tot geen inzicht in hun processen, laat staan de samenhang tussen processen. The One helpt organisaties bij het inzichtelijk maken van hun processen.
- Waarom is het belangrijk processen inzichtelijk te maken?
- Wat levert inzicht in processen op?
- Welke valkuilen bestaan er rondom het inzichtelijk maken van processen?
Medewerkers zien hun toegevoegde waarde
Elke organisatie heeft te maken met een veelvoud aan interne en externe processen waarmee zij diverse stakeholders willen bedienen. Van klanten, eigen medewerkers, de aandeelhouders tot aan de toezichthouders. Om in te kunnen spelen op alle verwachtingen, wensen en specificaties van de stakeholders is inzicht in de processen essentieel. Met het beschrijven van de processen geef je inzicht en overzicht aan de betrokken van het proces. Hierdoor weten de medewerkers wat hun echte werk inhoudt en wat hun fundamentele bijdrage is in het proces. Als medewerkers niet weten wat het proces inhoudt kunnen zij deze bijdrage moeilijk leveren en hebben ze ook geen inzicht of hun taken een directe of indirecte invloed hebben op de organisatie en klant. Daarbij verzorgt het inzicht een overzicht wie welke verantwoordelijkheden en bevoegdheden heeft binnen het proces. Kortom: inzicht in processen en de samenhang geeft medewerkers houvast en inzicht in hetgeen wat zij toevoegen aan de organisatie en betekenen voor de klant.
Kennis borgen in de organisatie
De kennis van het proces en klanten zit voornamelijk in de hoofden van mensen en ervaren medewerkers zullen een keer vertrekken. Het zou zonde zijn als deze kennis niet wordt geborgd. Voor het inzicht krijgen in processen worden procesbeschrijvingen gemaakt. De kennis die in de hoofden van de mensen zit kan worden geborgd in de procesbeschrijvingen waardoor nieuwe medewerkers toegang hebben tot die informatie en kennis.
Grip op kwaliteit
De kwaliteit van de producten en diensten wordt gecreëerd in de processen. Dit wil je als organisatie kunnen beoordelen en hier grip op hebben. Hiervoor heb je inzicht nodig aan welke kwaliteitseisen moet worden voldaan. Deze kunnen voortkomen uit certificeringen of vanuit de organisatie zelf. Om goed te kunnen beoordelen of de organisatie voldoet aan allerlei kwaliteitseisen en certificeringen moet je inzicht hebben hoe het echte werk verloopt. En daarom inzicht in je processen. Door het inzicht weet je in welk proces aan welke kwaliteitseisen wordt voldaan en zo aan de certificeringen.
Harmonisatie van processen
Een hele belangrijke reden om inzicht te willen hebben in de processen is of de verschillende stappen binnen het proces of processen goed op elkaar aansluiten. Op deze raakvlakken werken vaak verschillende medewerkers of betrokkenen samen naar een gezamenlijk resultaat of product toe. Het inzicht zorgt ervoor dat er duidelijkheid en structuur is die de samenwerking zal stimuleren en verstevigen. Dit komt mede doordat er inzicht is in wie wat gaat doen en wie waar verantwoordelijk voor is.
CASE STUDY
Maximale efficiëntie voor wereldwijde transporteur door inzicht in informatiestromen
Steder Group
Voldoen aan eisen
In de wereld buiten de organisatie volgt de ene ontwikkeling de andere op en stellen klanten steeds hogere eisen aan kwaliteit en snelheid. Waarbij overheden nieuwe wetten en regels opstellen waaraan voldaan moet worden. Om in te kunnen spelen op dergelijke ontwikkelingen moet een organisatie wel kunnen beoordelen wat de impact is op de organisatie. Hiervoor is het inzicht hebben in de werkelijke wereld cruciaal. Met het inzichtelijk maken van de processen en de samenhang wordt een basis gelegd om te kunnen bepalen wat de impact is van de ontwikkelingen op de organisatie.
Inzicht in processen is de basis voor optimalisatie
Tot slot legt het inzichtelijk maken van de processen en de samenhang een fundamentele basis voor het optimaliseren of innoveren van de processen. Door het inzicht is de organisatie heel goed in staat om aan te geven wat zij willen gaan verbeteren of welke innovaties zij in het proces willen doorvoeren.
Kortom door processen en de samenhang te beschrijven ontstaat er inzicht, overzicht en duidelijkheid voor de betrokkenen van het proces. Hierdoor worden de processen beter beheersbaar en wordt er een fundament gelegd om processen te kunnen optimaliseren en te innoveren.