Informatieanalyse fundament voor real-time KPI's

De Steder Group is al meer dan 35 jaar een van de meest dynamische logistieke dienstverleners ter wereld. De organisatie is opgedeeld in verschillende werkmaatschappijen, waaronder agencies, chartering, forwarding, liner agency, projectlogistiek, magazijnbeheer en distributie. De werkmaatschappijen omslaan het gehele spectrum van logistiek over water, op de weg en door de lucht. Van het samenbrengen van vraag en aanbod rondom een transportvlucht tot het compleet begeleiden van de aankomst van een scheepsvracht. De dienstverlening kenmerkt zich door de specialisatie in moeilijke en uitdagende vervoeringen.

Het hoofdkantoor van Steder Group is gevestigd in Rhoon (nabij Rotterdam), direct gelegen aan de hoofdweg naar de welbekende Rotterdamse haven. In de afgelopen jaren is de Steder Group sterk gegroeid en daardoor heeft het nu vestigingen in Rotterdam, Amsterdam, Antwerpen, Constanta, Dubai, Djibouti, Glasgow, Aberdeen en Singapore. De Steder Group is daarmee met recht een wereldwijde speler op het gebied van maritieme logistiek.

De Steder Group heeft in de afgelopen jaren een aantal strategische overnames gedaan en is daardoor sterk gegroeid. De groep is zowel gegroeid in de breedte van haar dienstverlening, als ook in omvang en vooral geografisch. Hierdoor is de logistieke dienstverlener nu op veel verschillende plekken in de wereld gevestigd. Door de groei nam de interne diversiteit en complexiteit aan werkwijzen, processen en toepassingen ook toe. Om de slagkracht, efficiëntie en de samenwerking tussen de verschillende werkmaatschappijen te waarborgen werd de hulp van The One ingeschakeld.

Doordat De Steder Group wereldwijd opereert kent zij diverse complexe vraagstukken van opdrachtgevers en klanten. Om efficiënt de klantvraag te beantwoorden is een up-to-date informatievoorziening cruciaal. Daarvoor is het van belang dat het vinden en delen van informatie weinig tijd in beslag neemt en de informatie altijd accuraat en eenduidig is. Zo is het cruciaal dat managementinformatie direct en snel voorhanden is, ongeacht waar iemand is en welk apparaat hij of zij gebruikt. Dat betekent dat documenten (van alle soorten en in alle contexten) direct vindbaar moeten zijn, over de hele wereld.

Dankzij de wereldwijde aanwezigheid bezit de Steder Group enorm veel ervaring binnen al haar verschillende werkmaatschappijen. Om deze schat aan ervaring optimaal te benutten is het eenduidig borgen van vakkennis, inzichten en belangrijke lessons learned van cruciaal belang. Ook hier speelt het belang van een eenduidige en accurate informatievoorziening en kennismanagement een onmisbare rol.

Om tot een eenduidige informatievoorziening, efficiënte wereldwijde samenwerking en transparante KPI’s te komen, is samen met The One gekeken naar een geschikte aanpak. Marco Zwanenburg, financieel directeur van de Steder Group is enthousiast over de werkwijze van The One: “Wij zijn een zeer pragmatische organisatie die graag meters maakt. De nuchtere kijk op informatiemanagement van The One sluit daar perfect op aan. Geen zweverige verhalen, maar concreet opzoek gaan naar oplossingen en inzichten om onze organisatie verder te helpen.”

Voor The One geldt dat een grondige informatiestromen- en procesanalyse altijd het vertrekpunt is. Met een informatiestromenanalyse worden alle paden die informatie binnen de organisatie aflegt in kaart gebracht. Zo wordt gekeken hoe informatie zich beweegt, wie de informatie consumeert en welke wijzigingen informatie ondergaat. Daarnaast wordt gekeken hoe informatie uiteindelijk wordt geborgd en waar een informatiebehoefte is. “The One heeft niet alleen goed gekeken naar hoe we onze informatievoorziening kunnen laten aansluiten op de klantvraag anno nu, maar heeft hierbij ook onze mensen nauw betrokken. Door deze aanpak is er vooruitgang geboekt in de techniek, maar is de cultuur en het gedrag van onze mensen hier ook in meegegroeid.” vertelt Zwanenburg.

Aan de hand van deze grondige analyse heeft The One de belangrijkste processen die door de organisatie heen lopen, inzichtelijk gemaakt, concrete verbeterpunten gedefinieerd en voorzien van een passende aanpak. Daarbij is per werkmaatschappij gekeken uit welke stappen bestaan de processen en is bepaald wat de in- en output van de processen en processtappen is. Deze zijn overzichtelijk beschreven en in lijn gebracht met de dienstverlening op holdingsniveau.

“The One is heel goed in staat om over de ontwikkelingen in onze organisatie heen te kijken en daardoor de juiste verbanden te leggen. Iets wat best lastig kan zijn als je zelf midden in de organisatie staat. Als resultaat van het onderzoek hebben we de afdeling Business Informatie Marketing (BIM) gecreëerd die zich hoofdzakelijk zal bezighouden met het hoe we informatie borgen en optimaal kunnen benutten.” aldus Zwanenburg.

De grondige analyse van The One resulteerde in een nieuwe structuur plus een helder pakket van concrete aanbevelingen. Deze concrete handvatten stellen de Steder Group in staat om op drie terreinen grote winst te boeken. Binnen financiën weet de logistieke dienstverlener precies waar mogelijk pijnpunten zich kunnen voordoen en kan zij snel anticiperen of zelfs voorkomen. Het betalen van leergeld wordt bespaard, voorkomen is immers beter genezen.

In het algehele kennismanagement van de organisatie kan de Steder Group de vergaarde kennis nu beter inzichtelijk maken, eenvoudiger delen en inzetten elders op de wereld bij andere werkmaatschappijen. De informatiehuishouding van het hoofdkantoor in Rhoon dient als blauwdruk voor alle andere locaties over de wereld. Dit maakt de organisatie niet alleen wendbaarder, hiermee creëert zij ook een uniek concurrentievermogen dankzij de hoge diversiteit van de organisatie. Van de verschillende lokaal geleerde lessen worden nu wereldwijd de vruchten geplukt.

Op commercieel gebied weet de Steder Group precies die stappen te zetten voor een effectief centraal klantbeeld. Hiermee is zij in staat om elke klant nog beter te bedienen, hoe verschillend zij ook kunnen zijn in vereisten, cultuur, omvang en geografische oorsprong. Zwanenburg is enthousiast over de resultaten: “We hebben dankzij The One de strategie en de operatie goed kunnen scheiden, waardoor we veel sneller kunnen schakelen. Bovendien werken we nu met actuele gegevens. Dit levert ons meer inzicht en dus grip op.” Het zijn niet alleen de resultaten waar de financieel directeur enthousiast over is: “Een onderzoek kan al snel leiden tot extra vraagtekens en dat heeft de The One voorkomen. Sterker nog, The One heeft onze vooraf gestelde vragen van glasheldere antwoorden voorzien. We zijn niet voor verrassing komen te staan. Het is een club betrouwbare mensen met een zeer transparante en effectieve werkwijze. Een partner waar je op kunt bouwen.”