Document management
Heeft uw organisatie al haar documenten en informatie op orde?
Het belang van document management
Om de beslissingen te nemen, is het beschikken over de juiste documenten cruciaal. Stel: u bent aannemer en werkt met een verkeerd bestek, u bent ondernemer en kunt uw jaarrekening niet onderbouwen of u bent general manager in de industrie en kunt niet aantonen dat u voldoet aan wet- en regelgeving? Het niet kunnen beschikken over of het hebben van onjuiste documenten heeft vergaande consequenties, die uiteindelijk altijd geld kosten.
Vaak wordt een document management systeem aangeschaft in de veronderstelling dat het probleem wordt opgelost. In praktijk vallen de resultaten van een implementatie tegen omdat wordt uitgegaan van de technologisch en functionele mogelijkheden van het aangeschafte systeem. Resultaat is dat een document management systeem slechts door een kleine groep wordt gebruikt, in een korte tijd vervuild en dat er buiten het systeem wordt om wordt gewerkt.
Waarom dient uw organisatie haar documenten op orde te hebben?
Dankzij onze jarenlange ervaring weten wij bij The One hoe wij uw documenten in de organisatie op orde kunnen brengen. Dit kan plaatsvinden op strategisch niveau of in de vorm van de juiste softwareselectie- en configuratie. Het op orde brengen van uw document management levert uw organisatie directe voordelen op.
Moet het juiste document management maakt u uw document overal benaderbaar.
Nooit meer onnodig dupliceren, maar altijd werken met de laatste en juiste versie.
Voorkom dat medewerkers op tal van plaatsen zoeken naar informatie.
Kenniswerkers zijn gemiddeld een uur per dag aan het zoeken naar informatie.
Door kennis structureel te documenteren en te organiseren behoud u dit binnen de organisatie.
Leg relaties tussen documenten.
Beveilig en versleutel alle documenten. Beheer bovendien toegang tot documenten op basis van rollen en rechten.
In documenten zit enorm veel waardevolle data, destilleer deze gestructureerd.
The One optimaliseert uw document management
Het denken vanuit bedrijfsprocessen, toegespitst op uw product- en dienstverlening, is wat ons betreft de enig juiste aanpak. Uw bedrijfsproces is immers leidend voor de dingen die u en uw collega’s doen. Het resultaat van een bedrijfsproces zijn één of meerdere documenten. Pas als er inzicht in het bedrijfsproces is, worden bottlenecks zichtbaar en kan optimalisatie plaatsvinden.
- Proceshiërarchie.
- Procesverloop.
- Actoren.
- Informatiebehoefte.
- Informatiebronnen en -stromen.
- Bottle necks.
Aan het eind van het traject zijn uw document georiënteerde processen in kaart gebracht, beschikt u over een proces- en datamodel en weet u welke verbeterpunten er zijn. Uiteraard schrijven wij dit voor u op. Met ons advies kunt u bestaande document management systeem herinrichten of een nieuw systeem aanschaffen.
Document management stap voor stap op orde
De kern van onze aanpak wordt gevormd door een aantal interactieve sessies. We starten met het tekenen van het bedrijfsproces op hoofdlijnen en brengen in een aantal stappen de benodigde detaillering aan. Heel pragmatisch, overzichtelijk en eenvoudig. Gedurende het traject volgens we een aantal stappen.
- Benoemen van de dienst en/of product (scope).
- Bespreken van uw wensen en verwachtingen.
- Identificeren van de relevante processen.
- In kaart brengen en detailleren van de processen.
- Identificeren verbeterpunten.
- Beschrijven en presenteren bevindingen en aanbevelingen.
Desgewenst kunnen wij u en uw organisatie ook begeleiden bij (her)inrichting van uw document management systeem.