Informatie-management
Alles over informatiemanagement en de waarde voor uw organisatie
In veel organisaties speelt de vraag hoe zij hun informatie toegankelijk kunnen maken. Door de groei van de hoeveelheid informatie binnen de organisatie wordt het steeds moeilijker om hier grip op te krijgen. Veel organisaties worstelen daarom met vragen als:
- Hoe zorg ik dat informatie (snel) vindbaar, actueel, relevant, toegankelijk en bruikbaar is?
- Hoe koppel ik informatie uit verschillende bronnen aan elkaar?
- Hoe zorg ik dat de juiste informatie voor de juiste mensen op het juiste moment beschikbaar en toegankelijk is?
- Hoe kan informatie mijn organisatie efficiënter, servicegerichter, wendbaarder en innovatiever maken?
Het belang van informatiemanagement
Een mens neemt beslissing op basis van informatie. In een organisatie is dit niet anders, hier vindt een proces van besluitvorming plaats. Als een organisatie een nieuwe machine wilt aanschaffen om de productie te verhogen zal de betreffende manager informatie nodig hebben om te kunnen beslissen welke het beste past in de gehele keten. Een directie heeft informatie nodig om besluiten te kunnen nemen over de koers die de organisatie wilt opgaan. Een huisarts heeft informatie nodig om een diagnose te stellen en dus de oorzaak van het probleem vast te stellen. Welke richting je ook opgaat, welke keuze er ook gemaakt wordt, informatie is essentieel. De toegang tot informatie is daarbij essentieel. Wanneer informatie wel bestaat, maar niet toegankelijk is kan een organisatie of individu deze informatie niet benutten.
Binnen de context van organisaties hebben we het over de expertise informatiemanagement.
Wat is informatiemanagement?
Informatiemanagement is het beheren en managen van informatie die ondersteuning biedt bij het behalen van de organisatie doelstellingen. In dit proces wordt de informatiebehoefte die vanuit de primaire processen en de IT van de organisatie ontstaan, beantwoord met de informatievoorziening. De informatievoorziening is een verzameling van activiteiten die de organisatie als geheel ondersteunen vanuit verschillende niveaus:
- Strategisch: informatiestrategie en planning
- Tactisch: businessproces, applicatielandschap of serverlandschap
- Operationeel: produceren van informatie
Elke organisatie levert een product en dienst aan een of meer partijen (business to business, leveranciers, ketenpartners, etc.). Hiervoor richt de organisatie bedrijfsprocessen in en die elk hun eigen informatiebehoefte hebben.
Vanuit die processen en organisatie ontstaat een informatiebehoefte waaraan dus voldaan moet worden. Denk hierbij aan informatie die de operatie nodig heeft om hun werkzaamheden uit te kunnen voeren: bijvoorbeeld een administratief medewerker die de klantgegevens nodig heeft om een factuur op te stellen.
Om in de veranderende informatiebehoefte te kunnen voorzien is het belangrijk dat de objecten, gegevens en berichten juist, actueel, relevant en beschikbaar zijn. De klantgegevens (metadata) die op de factuur (object) staan dienen juist, beschikbaar, relevant en actueel te zijn anders kan de administratief medewerker er niks mee.
Informatiesystemen (applicaties) die de objecten en gegevens transformeren naar bruikbare informatie zijn hierbij essentieel (denk hierbij aan een Content Services Platform). Het is daarom van belang dat het gebruik, onderhoud en beheer van de informatiesystemen op orde is. De voorzieningen die hiervoor worden aangeboden noemen we binnen informatiemanagement de informatievoorziening.
De organisatie en processen moeten zorgen dat het gebruik, onderhoud en beheer volgens afspraak en verwachtingen wordt uitgevoerd en zullen dit goed moeten begeleiden. Waarbij we de samenwerking tussen de verschillende stakeholders binnen de voortbrenging niet moeten vergeten. Zij zijn tenslotte gezamenlijk verantwoordelijk voor de informatievoorziening.
De samenwerking met de IT-afdeling is van groot belang omdat zij de technische infrastructuur leveren die de informatievoorziening verzorgt en daardoor een bijdrage levert aan het voldoen van de informatiebehoefte. Dit geheel is een belangrijk fundament van succesvol informatiemanagement.
Binnen informatiemanagement spelen vaak inhoudelijke vraagstukken waarbij het gaat om het verbeteren of inzichtelijk maken van informatiestromen, processen, applicatielandschap, serverlandschap etc.
The One is in staat om dit soort uitdagingen binnen informatiemanagement op te delen in kleine praktische oplossingen. Hiervoor zijn allerlei hulpmiddelen, methoden en technieken voor ontwikkeld. Als The One helpen wij u met het oppakken van deze vraagstukken en tot concrete resultaten te komen. Zodat u al een verbeterde toegang tot informatie heeft en deze kan gebruiken in de organisatie. Zodat deze uitdagingen opgelost worden, zonder dat daarvoor een gehele informatieorganisatie onder handen genomen hoeft te worden.
Voordelen van informatiemanagement
Waarde uit data
Data wordt pas waardevol als ze geschikt en toegankelijk is. De meeste organisaties hebben een zee van data, maar het is een grote uitdaging om deze op de juiste plaats en op het juiste moment bij de juiste mensen te krijgen.
Goed informatiemanagement maakt van die gegevens bedrijfsinformatie door het vaststellen van het beleid en de procedures om ervoor te zorgen dat er zo min mogelijk versies van die informatie zijn, dat ze veilig toegankelijk zijn voor de mensen die ze nodig hebben en dat ze zo snel mogelijk uit de organisatie worden verwijderd om te voldoen aan de regelgeving.
Wendbaarheid
Wanneer organisaties hun informatie en daarbij behorende informatiestromen duidelijk in beeld hebben, kunnen zij sneller reageren op invloeden van buitenaf. Denk bijvoorbeeld aan veranderende wet- en regelgeving of een nieuwe vraag vanuit de markt (doelgroep). Met grip op je informatiestromen kan een organisatie zich in mum van tijd aanpassen.
Rapporteren
Doordat dankzij gedegen informatiemanagement snel en eenvoudig gegevens uit de organisatie kunnen worden onttrokken, wordt rapporteren een stuk eenvoudiger.
Efficiëntie
Bij het grootschalig inzichtelijk hebben van alle informatiestromen uit een organisatie, is deze in staat om de plekken te identificeren waar efficiëntieslagen gemaakt kunnen worden. Zo wordt bijvoorbeeld snel duidelijk waar data en informatie dubbel wordt opgeslagen.
Betere samenwerking
Samenwerking is vandaag de dag een essentieel onderdeel van de business, maar er is een spanning tussen de behoefte van medewerkers om de mogelijkheid om informatie te delen en de behoefte van de organisatie om die informatie te controleren en te beheren.
Organisaties moeten in staat zijn om een veilige en beheerde omgeving te creëren om de samenwerking tussen medewerkers onderling en met klanten, leveranciers en partners te stimuleren. Dit is de rol van informatiemanagement. Het invoeren van het beleid en de procedures om ervoor te zorgen dat de organisatie haar gekozen samenwerkingsplatform op een zodanige manier kan inzetten dat de bedrijfswaarde wordt gemaximaliseerd en het risico wordt geminimaliseerd.
Wat The One voor uw organisatie kan betekenen
Om tot een digitale organisatie te komen of bijvoorbeeld als organisatie meer te sturen met informatie, zet The One informatiemanagement in zaken op te lossen. Wij pakken voor u uw informatiemanagement vraagstukken op en werken samen naar een effectievere en efficiëntere organisatie en bedrijfsprocessen.
Wat The One doet voor organisaties:
- Vraagstelling helder krijgen
- Informatiebehoefte vaststellen
- Uitstippelen en invullen toekomstbeeld
- Lange- en kortetermijnoplossing formuleren
- Adviseren over toekomstbeeld
- Implementeren van het advies
- Nazorg en optimaliseren van geïmplementeerde oplossingen
Dit doen we aan de hand van een gestructureerde informatiemanagementaanpak.
Informatiemanagementaanpak van The One
In een kennismakingsgesprek bespreken we samen met de organisatie de context van het informatiemanagementvraagstuk. Hier gebruiken wij de informatiekaart waarmee we snel een goed beeld krijgen van de mate van complexiteit en omvang van het vraagstuk. Verder bepalen we met elkaar het resultaat, scope, doel en betrokkenen bij het traject. Hiermee maken we een detaillering in het Plan van Aanpak zodat we een juiste diagnose kunnen uitvoeren.
Ook vragen we naar reeds aanwezige referentiematerialen binnen de organisatie die wij kunnen gebruiken in de analyse en zo een eerste indruk kunnen krijgen in de informatiebehoefte. Hierbij moet u denken aan visie, missie, doelstellingen, beleidstukken, procesbeschrijvingen, informatiestroomschema’s, architectuur, etc.
Na afronding van de voorbereiding gaan we in de volgende stap de informatiebehoefte vaststellen en het bijhorende informatiemanagementvraagstuk analyseren om zo inzicht te krijgen in het geheel.
Als eerst stellen we met u de informatiebehoefte vanuit de organisatie en IT vast. Wil de business een nieuw systeem implementeren om het werk makkelijker te maken, online en thuiswerken stimuleren of gaat het om nieuwe dienst of product? Door goed inzicht te hebben in de informatiebehoefte kunnen we bepalen welke instrumenten we inzetten voor de verdere analyse. In de verdere analyse stellen we een diagnose waarbij wij gebruik maken van analyses zoals informatiestroomschema’s, applicatie- of serverlandschap, bedrijfsprocessen, organisatiestructuur etc. In de diagnose leggen wij de relatie tussen het vraagstuk en de strategie, missie, visie en doelstellingen van de organisatie, zodat we het gehele spectrum bestrijken. De resultaten van de analyse verwerken we in een overzichtelijke impactanalyse. In deze impactanalyse is direct de informatiebehoefte en de impact daarvan inzichtelijk.
Nadat we de informatiebehoefte en de impact hebben bepaald ronden we de diagnose af door een toekomstbeeld te schetsen. Hierin nemen we de strategische keuzes van organisatie mee om zo te kunnen bepalen aan welke informatiebehoefte we wel of niet kunnen voldoen en welke voor de lange- of korte termijn zijn. Hierin zetten we de instrumenten die we gebruiken bij analyses weer in om zo inzicht te krijgen in het toekomstbeeld en de te nemen stappen. We maken een blauwdruk van hoe de ideale toekomst eruitziet. Door het inzicht in huidige informatielandschap, mogelijkheden van IT en toekomstige situatie kunnen we de investeringsbeslissingen goed onderbouwen. De impactanalyse en het toekomstbeeld verwerken we in een praktisch, overzichtelijk en concreet advies.
We hebben nu de informatiebehoefte vastgesteld, impact bepaald, toekomstbeeld vastgesteld en verbeteringen (advies) geformuleerd. Deze zaken verwerken we in een projectplan (plan van aanpak) om de weg naar het toekomstbeeld te realiseren. Hierbij kan The One het geheel realiseren of als adviseur optreden. Bij ons staat voorop dat we de verandering borgen in de organisatie en onderdeel wordt van het informatiemanagement van de organisatie.
Als we het traject afronden en de verbeteringen zijn doorgevoerd evalueren we samen met u het geheel. In de evaluatie kijken we naar de meetbare resultaten van de verbeteringen en sommen de lessons learned op. Hieruit volgen eventueel nieuwe optimalisaties van de reeds geïmplementeerde oplossingen.
The One weet dat goede nazorg niet bestaat uit een enkel moment, maar dat dit een doorlopend proces is. Wij treden op als trusted advisor die een oogje in het zeil houdt en proactief bijdraagt aan het succes van uw informatiemanagement.