Proces-management
Onze expertise in het optimaliseren van processen
Procesmanagement is vandaag meer nodig dan ooit. Maar wat betekent procesmanagement voor een organisatie? We leggen alles uit over procesmanagement.
- Wat betekent procesmanagement?
- Welke voordelen en resultaten levert procesmanagement op?
- Onze aanpak voor procesmanagement
Wat is procesmanagement?
Procesmanagement is de expertise (vakgebied) waarbij we kijken naar processen, zowel afzonderlijk als wel de samenhang tussen processen. Een bedrijfsproces is een activiteit of verzameling van activiteiten die een specifiek doel van de organisatie dient. Bij procesmanagement wordt de klant centraal gesteld, hierbij starten we bij de klantwens en eindigen we bij de realisatie van deze klantwens.
Procesmanagement is geen eenmalige taak, maar een doorlopende activiteit. Hierbij is het doel een bedrijfsproces van begin tot eind te verbeteren door het te analyseren, te modelleren in verschillende scenario’s, verbeteringen uit te voeren, het verbeterde proces te bewaken en continu te blijven optimaliseren.
Organisaties die zich bezighouden met procesmanagement streven naar het optimaliseren van een specifiek proces of meerdere processen om een efficiëntere organisatie te creëren die beter, sneller en goedkoper in staat is om haar eindproducten en/of diensten te leveren.
9 voordelen en resultaten van procesmanagement
We bespreken de 9 meest in het oog springende resultaten die goed procesmanagement een organisatie opleveren.
Wendbaarheid
Organisaties worden voortdurend geconfronteerd met de noodzaak van verandering. Veranderingen kunnen nodig zijn als gevolg van nieuwe regelgeving, veranderende marktvraag of de opkomst van nieuwe manieren van werken en nieuwe technieken. Het ergste dat een bedrijf kan overkomen is het falen in innovatie en verandering. Jaarlijks gaan er genoeg bedrijven ten onder door deze reden.
Zoals iedereen weet is verandering niet eenvoudig. Zeker niet als het om een verandering binnen een organisatie gaat. Enerzijds kan ons procesmanagement uw organisatie in staat stellen om processen te creëren die flexibeler zijn en gemakkelijker te veranderen. Aan de andere kant resulteert goed procesmanagement in een cultuur van innovatie binnen de organisatie, waardoor verandering iets gemeenschappelijks wordt en draagvlak groeit binnen de organisatie.
Efficiëntie
Door processen inzichtelijk te maken creëren we de mogelijkheid om te focussen op inefficiënties. Dit biedt mogelijkheden tot het beter benutten van resources. Ook zorgen we voor beter ontworpen processen. Processen die beter zijn in uitvoering en makkelijk te monitoren. Dit maakt processen niet alleen efficiënter, het helpt ook bij de preventie van fraude en het minimaliseren van risico’s.
Productiviteit
Een van de grootste voordelen van procesmanagement is de verhoogde productiviteit. The One stroomlijnt bedrijfsprocessen door overbodige of inefficiënte taken te elimineren en elk soort van repetitief en geestdodend werk waar mogelijk te automatiseren.
Hierdoor kunnen we een hogere output realiseren van uw processen aangezien medewerkers zich kunnen focussen op belangrijkere taken en werkzaamheden.
Kostenvermindering
Een direct positief gevolg van hogere productiviteit zijn lagere kosten. Hiermee verandert de input-output verhouding in gunstige zin. Wat betekent dat er een hogere output zal zijn met dezelfde input of een lagere input nodig is voor dezelfde output.
Naleving & transparantie
Afhankelijk van de branche dienen organisaties vaak te voldoen aan bepaalde wetten, regels en voorschriften. Dit kan van alles zijn, zoals financiële, veiligheids-, ISO-normen, enzovoorts. The One maakt uw processen volledig transparant, zowel voor de regelgevende instanties en overheden als voor u als management. Dit kan tevens risico op menselijke fouten beperken, aangezien u zich voortdurend bewust bent van wat er gaande is in de organisatie. Dit kan de organisatie op haar beurt weer behoeden voor hoge boetes als gevolg van het per ongeluk overtreden van voorschriften.
CASE STUDY
Maximale efficiëntie voor wereldwijde transporteur door inzicht in informatiestromen
Steder Group
Blije medewerkers
Bij de meeste functies in een organisatie zijn er werkzaamheden die van zeer herhalende aard zijn en waar medewerkers niet veel over na hoeven te denken. Dat bevalt natuurlijk niemand – zeker niet bij een functie die veel vakmanschap of expertise vereist.
Dankzij procesmanagement kunnen we mogelijk dit soort werk automatiseren, zodat medewerkers zich kunnen concentreren op dat wat hun werk leuk maakt. Dit leidt tot een hogere medewerkerstevredenheid.
Consistentie & overdraagzaamheid
Procesmanagement helpt bij processtandaardisatie. Het draait om het creëren van die ene vastgestelde manier om dingen beter te doen dan een verscheidenheid aan verschillende manieren. Identieke problemen worden op dezelfde manier aangepakt en het is niet nodig het wiel telkens opnieuw uit te vinden. Uitzonderlijke situaties en reacties definiëren we duidelijk om hier passend op te anticiperen.
Klantfocus
Met processen die meer LEAN zijn en tevens een verhoogde productiviteit, kunnen medewerkers zich meer op de klant focussen. Het vermogen om sneller te reageren op klant, het ontwikkelen van oplossingen en aan te passen zal toenemen. Ook biedt procesmanagement een fundament om mensen en technologie op zo’n manier bij elkaar te brengen dat de klant daar de vruchten van plukt.
Meetbaarheid
Dankzij procesmanagement kan The One alle processen van begin tot eind meten en vergelijken met de te verwachte (bedrijfs) resultaten.
Met procesmanagement kwantificeert The One uiteindelijk al uw processen, als een manier om efficiëntie te meten. Dit stelt ons in staat om routinematig de efficiëntie van uw processen in de loop van de tijd te evalueren en mogelijke verbeteringen te identificeren.
Wanneer wij procesmanagement met technologie weten te combineren, biedt dit rapportage- en analyse-instrumenten voor het nemen van gefundeerde beslissingen op bestuurlijk niveau.
De procesreis
Om deze voordelen te behalen starten we een reis, onze zogeheten procesreis. Deze methode heeft als voordeel dat we per proces een traject kunnen afleggen, maar ook voor meerder processen tegelijk en hun samenhang kunnen optimaliseren.
De procesreis bestaat uit de volgende opeenvolgende 7 stappen:
Dit is een moment waarbij we samen met u gaan kijken om welke processen het gaat. Daarbij definiëren we ook het type proces. Gaat het om een ketenproces, bedrijfsproces of werkproces? Of gaat het juist om de samenhang tussen meerdere processen. Aan deze processen koppelen we de betrokken personen, ook wel de proceseigenaren genoemd. Daarnaast kijken we naar welke producten en diensten (output) bij het proces voortbrengt en welk doel het proces dient.
Tijdens de oriëntatie maken we van de gelegenheid gebruik om de bestaande cultuur van de organisatie vast te stellen. We kijken of er al bestaande procesinformatie en -documentatie aanwezig is die we nader bekijken in de analysefase.
In de voorbereiding vergaren we de input die nodig is voor de procesanalyse. We brengen de stakeholders in kaart en kijken met een scherp oog naar waar het proces aan dient te voldoen. Denk hierbij aan wet- en regelgeving, maar ook interne regels, principes en normen. Mocht er in de oriëntatie procesdocumentatie en referentiemateriaal beschikbaar zijn gesteld, dan maken we hier de eerste analyse daarvan.
We stellen een praktisch plan van aanpak op en presenteren dit aan de vastgestelde stakeholders met als doel het creëren van draagvlak.
Tijdens de procesanalyse creëren we inzicht en overzicht van een proces. Dit doen we aan de hand van ons processtelsel & procestelescoop, dit zijn instrumenten die wij gebruiken in onze procesanalyse. Elementen die altijd terugkomen zijn:
- Risico’s
- Gegevens
- Resources
- Wet- en regelgeving
- Systemen
- Bedrijfsregels
- Mensen
- KPI’s
Mogelijk dienen we de samenhang van processen ook in kaart te brengen in een helder overzicht.
Bij de proces control werken we de procesanalyse uit van de huidige situatie zodat deze in een beeld inzichtelijk is. Vervolgens schetsen we met de stakeholders de gewenste toekomstige situatie. Hierin gaan we het proces vormgeven en beslissen we waar we gaan optimaliseren. In het proces nemen we ook mee wie waar verantwoordelijk voor is en op welke KPI’s we gaan sturen.
Onze ervaring leert dat we vaak al kleine verbeteringen kunnen doorvoeren in deze fase die resulteren in vroege optimalisaties.
Nadat we de huidige en gewenste situatie goed in kaart hebben gebracht stellen we een concreet verbeterplan op. Dit wordt teruggekoppeld aan alle betrokken stakeholders.
Met het opgestelde plan begeleidt The One vervolgens de realisatie van de verbeteringen. Het doorvoeren van alle procesverbeteringen doen we aan de hand van de meest recente kennis, ontwikkelingen en LEAN-technieken.
In de evaluatie kijken we naar de meetbare resultaten van de optimalisaties. We evalueren het traject van begin tot eind en sommen de lessons learned op. Tevens overhandigen we nieuwe verbeteringsmogelijkheden die gedurende alle fases ontdekt zijn en die buiten de scope vielen.